Als je ERP-systeem nog facturen in PDF-formaat verstuurt, zal het vanaf 1 januari 2026 niet langer voldoen aan de vereisten voor B2B-transacties in België. Vanaf die datum moeten alle ondernemingen gestructureerde elektronische facturatie invoeren volgens de Europese norm EN 16931 en deze verzenden via het Peppol-netwerk. De impact beperkt zich niet tot de overstap naar een nieuw formaat, maar raakt de herorganisatie van het volledige documentbeheerproces: interne workflows, verwerkingstijden en integratie met de systemen van klanten. Op het eerste gezicht kan dit een complexe verplichting lijken; met de juiste tools wordt deze transitie echter een kans om te vereenvoudigen, fouten te verminderen en efficiëntie te winnen.
De uitdagingen van elektronische facturatie voor Belgische bedrijven
De aanpassing aan de nieuwe regelgeving heeft gevolgen voor elke fase van de administratieve cyclus van Belgische bedrijven. Veel ondernemingen vertrekken immers van een kwetsbare basis: verouderde software, beperkte integratie tussen systemen en nog steeds handmatige processen. In verschillende gevallen wordt er nog gewerkt met PDF’s die per e-mail worden verstuurd of bestanden die handmatig worden geüpload — iets wat vanaf 2026 niet meer toegestaan zal zijn.
Daarnaast is er de kwestie van de standaard. Het genereren van een XML-bestand dat voldoet aan EN 16931 is geen vanzelfsprekend proces, vooral niet als het ERP-systeem de vereiste specificaties niet standaard ondersteunt. De integratie met Peppol is een ander kritisch punt: niet alle systemen zijn klaar om met het netwerk te communiceren, met als risico blokkeringen of ongeldige uitwisselingen. Daarbovenop komt een overkoepelend probleem: het gebrek aan zichtbaarheid op de processen. Zonder gecentraliseerde controle wordt het moeilijk te begrijpen wat is verzonden, wat is ontvangen en wat is geaccepteerd. Hierdoor lopen de doorlooptijden op en nemen fouten toe.
En wat als de technische vereisten niet worden nageleefd? Dan zullen sancties niet lang op zich laten wachten, met het risico de operationele continuïteit en de relatie met klanten en leveranciers in gevaar te brengen.
Digitaliseren met één API: de A-Cube-aanpak
De oplossing van A-Cube, een Italiaans bedrijf dat al jaren API’s ontwikkelt voor documentprocessen en elektronische facturatie, maakt het mogelijk om de wettelijke verplichting aan te pakken met tal van concurrentievoordelen en een hogere operationele efficiëntie. Het gaat om de E-invoicing API: conform PEPPOL BIS 3.0 en de EN 16931-norm, ontworpen om de volledige inkomende en uitgaande cyclus van elektronische facturen te digitaliseren en eenvoudig te integreren in bestaande bedrijfssoftware, zonder de bestaande infrastructuur te moeten herzien.
Met E-invoicing van A-Cube kunnen bedrijven automatisch gestructureerde facturen in XML- of JSON-formaat verzenden en ontvangen, de processen in realtime monitoren via een intuïtief dashboard, gedetailleerde statistieken raadplegen per btw-nummer of klant en geautomatiseerde meldingen instellen via webhooks. Wie het systeem wil testen, kan dat doen in een gratis sandbox-omgeving.
Een wettelijke verplichting die een hefboom voor concurrentiekracht wordt met de API’s van A-Cube
Wanneer elektronische facturatie met de juiste aanpak en de oplossing van A-Cube wordt beheerd, kan zij uitgroeien tot een concrete kans om het werk te vereenvoudigen en verspilling te verminderen.
Het automatiseren van de uitgifte en ontvangst van elektronische facturen met de E-invoicing API betekent in de eerste plaats het elimineren van repetitieve taken: geen handmatige invoer meer, geen PDF’s om te downloaden of bijlagen die één voor één moeten worden gecontroleerd. Elk uitgegeven document is meteen klaar om te worden geboekt, goedgekeurd en gearchiveerd. Zo nemen fouten af en verkorten de verwerkingstijden.
Maar dat is niet alles. De directe integratie met bedrijfs-ERP’s maakt een volledig geautomatiseerd beheer mogelijk, van de generatie van het bestand tot de digitale archivering, zonder tussentijdse stappen of handmatige interventies. Bovendien kunnen de kosten dalen: papier, afdrukken en overbodige software verdwijnen. En vooral: men investeert in een schaalbare infrastructuur die zich kan aanpassen aan toekomstige Europese regelgeving zonder telkens opnieuw te moeten beginnen.
Wie vandaag kiest voor de API-ready oplossing van A-Cube, beperkt zich niet tot naleving. Hij legt de basis om beter te werken, met meer controle en minder frictie, ook in de toekomst.
De verandering aangaan met A-Cube, gecertificeerde partner met jarenlange ervaring
A-Cube ontwikkelt API-gebaseerde oplossingen om documentprocessen op een betrouwbare, veilige en bedrijfsvriendelijke manier te digitaliseren. Haar platformen communiceren met meer dan 250 ERP-systemen en verwerken jaarlijks grote volumes: meer dan 50 miljoen elektronische facturen en meer dan 100.000 bediende bedrijven in uiteenlopende, vaak sterk gereguleerde sectoren.
A-Cube biedt niet alleen robuuste technologie, maar brengt ook jarenlange praktijkervaring mee, ondersteund door reële use-cases, internationale certificeringen en een zorgvuldige en continue technische ondersteuning. Daarom heeft het bedrijf het vertrouwen gewonnen van organisaties die op zoek zijn naar een betrouwbare partner in hun digitale transitie. Met haar API voor elektronische facturatie kunnen Belgische bedrijven vlot aan de regelgeving voldoen, zonder frictie opschalen en met vertrouwen omgaan met de veranderingen die de Europese context blijft introduceren.
