Als (toekomstige) zaakvoerder weet jij maar al te goed dat efficiëntie key is in een succesvol bedrijf. Op zoek naar manieren om dit aspect te verhogen? Dan denk je wellicht al snel aan een opgeruimde werkplek of goede interne communicatie. Deze zaken zijn absoluut essentieel voor een hoge efficiëntie, maar dacht je al eens aan handige software die verschillende functies integreert? Volgende tips geven je alvast meer inspiratie.
- Opgeruimde werkplek
Het lijkt een eenvoudige tip, maar je werkplek opruimen zal meteen een grote impact hebben op het aantal taken je afgewerkt krijgt. Zaken die je nodig hebt, vind je heel wat sneller terug en je bent minder snel afgeleid door onnodige rommel op je bureau. Overzicht in chaos bereik je makkelijk door accessoires die je werkplek helpen organiseren zoals bakjes, dozen en kaften.
- Investeer in handige software
De laatste jaren is het aantal handige (software) tools enorm gestegen. Ze helpen vaak bij het integreren van verschillende processen en het creëren van overzicht, en laat nu net dat hetgeen zijn wat je nodig hebt voor een efficiënte onderneming. Schakel dus bijvoorbeeld over naar Voice over IP (VoIP) waarmee je makkelijk gesprekken voert via de online cloud. Maar ook software zoals ERP dat alle bedrijfsprocessen integreert in één gebruiksvriendelijke tool, is erg handig.
- Communicatie is key
Onderschat het belang van communicatie niet. Het resulteert in meer duidelijkheid voor werknemers en minder miscommunicatie, of anders gezegd: meer efficiëntie. Interne communicatie verbeter je opnieuw door het gebruik van tools als mail en WhatsApp, maar ook software als VoIP telefonie komt hier van pas. Zo ben je waar dan ook bereikbaar voor je klanten, en hoeven werknemers hun privénummer niet aan klanten mee te geven.
- Creëer routine
Routine zorgt voor rust en stabiliteit binnen de werkomgeving, want je weet wat je wanneer moet doen. Het zorgt ervoor dat je niet enkel nadenkt over wat je moet doen, maar dat je ook effectief vooruitgang maakt. Dit komt omdat routine bestaat uit zaken die je op automatische piloot doet, zonder er al te veel bij stil te staan. Je hebt wellicht al vele routines op privévlak, dus waarom zou je er geen implementeren in je werkomgeving?
- Neem voldoende pauze
Geloof het of niet, je zal enkel productief zijn wanneer je voldoende pauze neemt. Die momenten geven ons namelijk weer energie voor een volgende taak. Niemand kan tenslotte zijn focus langer dan 40 minuten behouden. Na die tijdspanne hebben je hersenen even tijd nodig om informatie te verwerken. Zorg bovendien dat je pauze ook echt een pauze voor je is. Dat wil zeggen: weg van je werkplek, zowel fysiek als mentaal.
